Participer à un salon professionnel

Définir ses objectifs
  • Exposer ses nouveaux produits
  • Prospecter de nouveaux clients et de nouveaux partenaires
  • Communiquer avec ses clients ou prescripteurs
  • Auditer son marché
  • Mobiliser ses équipes
  • Consolider son image et sa notoriété
  • Vendre

Choix du salon

Un salon ne se choisit pas au hasard. Il faut identifier celui qui correspond le mieux à vos objectifs. Il est conseillé de le visiter avant et de connaître le nombre de visiteurs exacts ou attendus.

  • Image et notoriété du salon
  • Cohérence par rapport aux objectifs marketing et commerciaux
  • Emplacement et période d'ouverture
  • Nombre et typologie des visiteurs
  • Exposants présents
  • Coût
  • Retour sur investissement espéré (ventes, nouveaux clients, image)
Lancement du projet

Consultation éventuelle des organismes professionnels (notamment pour les salons à l'étranger)

Procédure d'inscription et d'organisation du salon, choix de l'emplacement.

Constitution du groupe projet:

  • Désignation des responsables
  • Répartition des rôles et des tâches
  • Etablissement d'une checklist détaillée
  • Etablissement du planning

Organisation des déplacements et de l'hébergement des participants

Conception du stand

Choix de la solution pour la conception du stand (sur-mesure, standard, stand mobile)

Définition des espaces à intégrer : local de stockage fermé à clé, bar, salle de réunion, espace de réception, espace show-room, espaces de communication ...

Choix des produits/offres à exposer, choix des messages commerciaux

Ecriture du cahier des charges et appel d'offre pour la création du stand

Choix des mobiliers

Contrats d'assurance

Communication

Panneaux et signalétique

Animations et démonstrations, jeux-concours, échantillons, objets publicitaires, goodies, 

Documentation commerciale: brochures, catalogues, pressbook, cartes de visite

Réservation des espaces publicitaires : annuaire exposants, presse professionnelle

Gestion des invitations : vérification du fichier, commande des entrées gratuites, mailing. Inviter les principaux clients, prospects, prescripteurs, fournisseurs, distributeurs, partenaires. Inviter au plus tard 1 mois avant et relancer 1 semaine avant.

Organisation de rendez-vous sur le stand

Relations presse : communiqué de presse, réception des journalistes sur le stand

Communication clients : site Internet, réseaux sociaux (twitter, facebook,...), sticker sur les documents entreprise (factures, courriers, emails, ...)

Gestion des contacts sur le stand : fiches contact, gestion des invitation, réception sur le stand et suivi post salon, langues de communication, appel éventuel à une agence d'hôtesses (bilingues)

Inscription et participation aux éventuelles conférences

Collaborateurs présents : Tenue, tâches, formation et charte de comportement

Matériel et fournitures

Mobilier : comptoir d'accueil, tables, chaises, porte-manteaux, présentoirs

Electroménager : réfrigérateur, cafetière, bouilloire, aspirateur

Téléphone, liaison Internet, wifi, ordinateur, videoprojecteur

Fournitures de bureau : papier, stylos, agrafeuse, 

Restauration et boissons

Divers : pharmacie, détachant, ...

Logistique

Briefing participants : rappel des objectifs, planning des permanences, procédures mises en place, accueil, rappel de la charte, messages commerciaux

Organiser les transports et accès au salon : stand, équipement, fournitures, documentation, ...

Préparation des badges, cartes de parking, plans d'accès, ...

Organisation des transports collaborateurs, du petit matériel, contrôles de l'hébergement

Organisation du montage du stand et des installations diverses

Permanence

Brief journalier des équipes présentes

Contact avec l'organisation du salon et petite logistique

Accueil des visiteurs et clients

Analyse des réactions et demandes visiteurs, enquête de satisfaction

Prospection et veille sur le salon 

Démontage du stand

Après le salon

Contacts : Envoi des documents promis, messages de remerciement, confirmations de commandes, ... Le traitement des contacts du salon doit se faire dans la semaine qui suit. Prendre des rendez-vous commerciaux sur les opportunités identifiées.

Relances à effectuer : les contacts non présents sur le salon, ...

Communication sur les visiteurs du salon (fichier loué), non présents sur le stand.

Bilan financier de l'événement

Débriefing du salon